忙しいと余裕が無くなる。だけど、その忙しさは自分で作り出していませんか？～七つの習慣④第三の習慣：最優先事項を優先する

1. 緊急で重要な仕事に振り回されると負のスパイラルが生じる

一時期、緊急で重要な仕事（第一領域の活動）に振り回されて睡眠時間や休日を削って仕事をしていました。特に部下が関係することが多かったと記憶しています。部下からの愚痴や客先トラブル等々。早急に話を聞き解決を図らないと取り返しのつかないトラブルに発展する可能性があります。

早急な解決のために、部下には事細かに指示を出していました。私が頭と手を動かし、部下はその通りに動いてもらうことが解決の唯一の方法と勘違いをしていました。
対応には時間はもちろん気力体力を大きく割かねばなりませんでした。家族や友人と過ごす時間も減り、私自身もイライラしていたと思います。常にイライラしているので、部下のちょっとしたミスにも過剰反応するようになっていました。
部下としては、怒られるのでギリギリまで報告・相談はしない。トラブルが起こって初めて、「実は・・・」という話になる。私としては「なぜ今更そんな話をするんだ！」となる。部下と日ごろからコミュニケーションを交わし根本解決や予防すること（第二領域の活動）もできず、悪循環に陥っていたように思います。また、このような状態なので、休日は何をする訳でもなく気付いたら一日が終わる（第四領域の活動）ような日々でした。

2. 負のスパイラルを脱した際に起こったパラダイムシフト

ある時、「マイクロマネジメント」という言葉を知りました。当時の私のやり方とピッタリ一致しており、ぞっとしました。
自分がいくら頭と手を動かしても、部下自身が動かなければ結果は出ない。やるかどうかを決めるのは部下自身。「自分がリーダーだから自分でやらねば」と思っていたことは、大半が自分で直接コントロールできることではなかったと気付けたことは私にとって非常に幸いなことでした。

考え方が変わったことで仕事のやり方も変わり、現在は第二領域の活動に当てる時間を大事にできています。第二領域の活動の中でも、ゴールを思い描けている（第二の習慣）ため「今すぐやるのか、後でもいいのか」が判断できている。自分がやりたいと思って取り組むので、主体的に取り組めていると感じています。（※このブログ執筆も、私にとっては第二領域の活動で楽しんで取り組めています。）

3. ”自分でやらない”も程々に。

「仕事に責任を持つ＝全部自分でやる」ではありません。自分以外のリソースがあり自分がリーダーの立場であれば、積極的に人に任せるようにしています。自分一人で出せるアウトプットには限界がありますが、チームで最適化ができればアウトプットの質も量も跳ね上がります。
また、任せ任されることでお互いに成長を促すことも大事だとわかりました。

ただし、他人からの頼まれごとは断り続けるとその後の人間関係に亀裂を生じかねません。自分にとっては取るに足らない仕事でも、相手からすれば重要かもしれません。その時はどうでもよいと思っても、長い目でみれば重要かもしれません。反応的な判断をせず、結果を想像して判断をしていきたいと思っています。

4. まとめ

日々の忙しさに比例して、第四領域の活動の魅力は上がると感じます。第四領域の活動の誘惑に打ち勝つためには第一の習慣と第二の習慣が身についていなければならない。しかし、第一の習慣と第二の習慣を理解してから第三の習慣を始めるのではスピード感が無くなってしまう。
であれば、第一の習慣、第二の習慣と分けて考えず、全てを一連の流れとして捉えた方が自然です。 時間管理のマトリクスのうち、第二領域以外の活動をゼロにすることは不可能です。しかし、自分が思い描くゴールを基準とすれば、自分に合ったやり方やバランスが自然と見つかると思います。全ての習慣に言えることですが、実践し反省し次につなげることが重要です。PDCA、回していますか？